| Titre du poste: | Assistant administratif et logistique |
| Rapports à | Responsable administratif, financier et RH |
| Type | Personnel à temps partiel |
| Heures de travail | 21 heures par semaine (à distance – dévouement des heures du lundi au vendredi entre 8h00 et 17h00) |
| Durée | 1 an |
1. DESCRIPTION DE L’ORGANISATION
Caritas Africa est le ministère pastorale sociale de l’Église catholique en Afrique. En tant que l’une des sept régions de la Confédération Caritas Internationalis, qui compte 162 membres, elle a été officiellement créée le 20 janvier 1995 à Matola, au Mozambique. Cela fait suite à l’approbation de ses statuts initiaux par les organisations membres, ou entités Caritas nationales. Caritas Africa comprend un réseau de 46 organisations Caritas nationales réparties dans 46 pays africains, qui comprennent les îles adjacentes des océans Atlantique et Indien. Le siège de Caritas Afrique est situé à Lomé, au Togo.Caritas Africa est le ministère de pastorale sociale de l’Église catholique en Afrique. En tant que l’une des sept régions de la Confédération Caritas Internationalis, qui compte 162 membres, elle a été officiellement créée le 20 janvier 1995 à Matola, au Mozambique. Cela fait suite à l’approbation de ses statuts initiaux par les organisations membres, ou entités Caritas nationales. Caritas Africa comprend un réseau de 46 organisations Caritas nationales réparties dans 46 pays africains, qui comprennent les îles adjacentes des océans Atlantique et Indien. Le siège de Caritas Afrique est situé à Lomé, au Togo.
2. DESCRIPTION DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Tâches de bureau
- Produire des rapports de qualité à partir de webinaires organisés par Caritas Africa et les coordinateurs de zone
- Planifier des réunions en ligne et en personne et préparer les procès-verbaux des réunions
- Préparer la correspondance officielle sur les événements et assurer une gestion efficace et efficiente des flux d’informations.
- Assurer le suivi auprès des organisations membres des rapports narratifs et financiers du projet de campagne de relance économique inclusive en Afrique et d’autres programmes.
- Diffusion d’informations aux organisations membres de Caritas Africa sur les événements et autres questions officielles du Secrétariat régional
- Aider à maintenir un système de classement approprié pour la documentation administrative, financière et de projet.
- Assurer la liaison avec le siège social pour l’autorisation des paiements et la correspondance officielle
- Effectuer toute autre tâche liée à l’incident, tel que requis par le superviseur fonctionnel.
Soutien à la gestion des ressources humaines
- Soutenir les processus de recrutement de Caritas Africa : préparation des projets de descriptions de poste, annonce des postes, présélection et candidatures, rédaction des entretiens du panel et préparation des rapports de sélection.
- Accompagner le responsable RH dans l’intégration et le départ des employés
- Fournir une assistance administrative en coordonnant et en maintenant les documents, systèmes et dossiers des ressources humaines.
Gestion de la logistique événementielle
- Préparer les ordres de mission pour le personnel du Secrétariat Exécutif Régional
- Rechercher des lieux événementiels (hôtels ou centres de congrès) et négocier les prix de chacun pour les conférences et ateliers, sur demande et selon les procédures de passation de marchés établies.
- Assurer le suivi auprès des représentants du lieu concernant les détails et les besoins de chaque événement, fournir toutes les exigences sur place et coordonner toutes les demandes préalables à l’événement.
- Préparer, imprimer et organiser tous les documents liés à l’événement, y compris la correspondance de suivi avec les parties impliquées.
- Responsable de la coordination logistique et de l’organisation des événements assignés dans le monde entier en ce qui concerne la réservation des lieux, la coordination des voyages du personnel, la réservation des vols, les demandes de visa, les modalités de transit, les services de taxi et l’organisation matérielle des événements.
3. QUALIFICATIONS REQUISES
A. L’ÉDUCATION
- Essentiel : Diplôme universitaire de premier niveau en administration publique ou commerciale, en gestion logistique ou en sciences sociales, délivré par un établissement accrédité/reconnu.
- Souhaitable: Certification/qualification professionnelle dans des domaines tels que la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou les achats et la logistique.
B. EXPÉRIENCE
- Essentiel: Au moins cinq ans d’expérience connexe, aux niveaux national et international, dans la gestion des opérations logistiques et des opérations d’approvisionnement dans des organisations/institutions internationales.
- Souhaitable : Maîtrise du français, de l’anglais et du portugais et expérience de travail pour des organisations confessionnelles ou le réseau Caritas.
- Autres compétences: Travail d’équipe, respect de tous, communication, production de résultats, connaissance et gestion de soi.
C. AUTRES INFORMATIONS
- Seuls les candidats ayant fait l’objet d’un examen approfondi seront contactés.
- Les entretiens se dérouleront sur Zoom et un test écrit pourra être utilisé comme forme de sélection.
4. Application
Soumettez votre CV et 3 contacts de référence avant le 15 avril 2025 à recrutement@caritas-africa.org